Oto kilka wskazówek jak należy wykonać dobry backup, aby później nie zaprzątać nim głowy. Pierwszym krokiem jest ustalenie jakiego sprzętu i programu będziemy używać do włączania backupu. Należy ustalić w jakim czasie odzyskamy dane z kopii bezpieczeństwa. Ponieważ to z kolei umożliwi określić nam parametry: RTO i RPO. RTO czyli recovery time objective podaje czas w jakim odzyskamy nasze dane, zaś RPO recovery point objective definiuje nam ile odzyskamy z naszych aktualnych danych. Pamiętajmy aby wykonywać skuteczny backup danych.
Ważną cechą backupu jest określenie wymagań technicznych, czyli nie jak szybko odzyskamy kopie plików, ale jak zostaną odtworzone dane przechowywane w kopiach bezpieczeństwa. Należy ustalić jaki backup nam jest potrzebny do otwierania pojedynczych wiadomości, czy do pojedynczych tabel wierszy SQL. Gdyż otwieranie pojedynczych przedmiotów bardzo rzadko potrzebnych.
Jeśli korzystamy z backupu to najczęściej mamy awarię, gdzie należy otworzyć całą bazę SQL lub bazę serwera pocztowego. Jednak nie można stwierdzić, że nie będziemy potrzebować otwierać pojedynczych obiektów.
Backup powinien być łatwy w obsłudze, niezawodny i funkcjonalny. Aby wybrać backup należy trzymać się zasady, aby wykorzystać jak najmniej sprzętu i programów. A także należy uwzględnić ile danych będziemy przechowywać. Idealne rozwiązanie to jedno oprogramowanie, jedna warstwa sprzętu i archiwizacja offsite. Monitorowanie backupu powinno jak najmniej czasu zajmować administratorowi. Należałoby zrezygnować z biblioteki taśmowej. Backup powinien informować o wszystkich nieprawidłowości. W czasie projektowania zarządzania backupem należy zwrócić uwagę na czas jego wdrożenia. Projektując backup pamiętaj aby był funkcjonalny, nie był pracochłonny i mógł szybko otworzyć wszystkie kopie bezpieczeństwa.